Obligacions dels despatxos d’advocats per a la prevenció del blanqueig de capitals

La Llei 10/2010 de 28 d’abril, de Prevenció de Blanqueig de Capitals i Finançament del Terrorisme (des d’ara PBCyFT), estableix determinades categories de persones i entitats que, per motiu de la seva activitat, tenen la condició de subjectes obligats.

Basat en aquest enfocament de subjecció a la Llei en funció de l’activitat professional desenvolupada, els despatxos d’advocats tenen condició de subjecte obligat sempre que participin en alguna de les operacions determinades en l’art. 2.1 ñ) de la Llei, així com quan prestin algun dels serveis establerts en l’art. 2.1 o). Per tant, estan sotmesos a les disposicions que s’estableixen en aquesta Llei, al que disposa el Reial Decret 304/2014, de 5 de maig ja que estableixen les directives comunitàries que siguin aplicables.

La condició de subjecte obligat determina que els despatxos d’advocats que exerceixin les activitats descrites en els esmentats apartats 2.1 o) i 2.1. o) de la Llei 10/2010, hagin de complir amb tres obligacions principals en matèria de PBCyFT:

Obligació d’aplicar mesures de diligència deguda

Obligació d’aplicar mesures de control intern

Obligacions d’informació

En relació amb l’obligació d’aplicar mesures de diligència deguda, l’objectiu perseguit per la Llei 10/2010 i el Reial Decret 304/2014 és que els despatxos identifiquin i coneguin als seus clients, el que implicarà realitzar una anàlisi de risc per a cada client que vulgui contractar un servei dels descrits en els apartats 2.1 o) i 2.1. o) de l’esmentada Llei 10/2010.

Les mesures de diligència deguda comprendran (i) el deure d’identificar mitjançant documents fefaent a aquelles persones físiques o jurídiques amb les que es pretengui establir una relació de negoci, (art. 3 de la Llei 10/2010), (ii) el deure d’identificar el titular real, (art. 4 de la Llei 10/2010), (iii) l’obligació d’obtenir la informació sobre el propòsit i índole de l’activitat empresarial o professional, comprovant la veracitat de la informació proporcionada sempre que sigui possible (art .5 de la Llei 10/2010) i, finalment, els despatxos d’advocats, com a subjectes obligats, han de mantenir un seguiment continu de la relació de negocis que s’estableix amb els seus clients, assegurant d’aquesta manera que les dades que es obtenen dels clients coincideixen amb la realitat i estan actualitzats durant l’execució de l’encàrrec professional.

La Llei 10/2010 també estableix que aquestes mesures de diligència deguda puguin veure simplificades o reforçades quan concorrin certes circumstàncies. Així, quan l’anàlisi de risc resulti, ja sigui per la naturalesa del client o pel servei contractat, un risc baix de PBCyFT, comporten mesures de diligència simplificada (art. 9 i 10), sent el més clar exemple d’això, quan el client és una societat cotitzada.

En el pol oposat, si l’avaluació del risc evidència que concorre un risc elevat ja sigui per la naturalesa del client o del servei contractat, hauran de reforçar les mesures de diligència deguda, com per exemple passa si el client és una persona que ostenta un càrrec amb responsabilitat pública. (art. 11 i següents).

El segon nucli d’obligacions per als despatxos d’advocats que es troben subjectes a la Llei 10/2010 el constitueix l’obligació d’aplicar mesures de control intern, el contingut es troba detallat extensament en els articles 26 i següents de l’esmentada Llei i en el capítol IV del Reial Decret 304/2014.

Les mesures de control intern que afecten els despatxos d’advocats són (i) l’adopció d’una política escrita d’admissió de clients, que inclogui una descripció d’aquells que són susceptibles de presentar un risc superior, així com establir les mesures reforçades per aquests casos, (ii) l’elaboració d’un Manual intern de prevenció aprovat per l’òrgan d’administració del despatx d’advocats. El contingut mínim del Manual ve descrit en l’article 33 del RD 304/2014 ia mode indicatiu, cal assenyalar que haurà d’incloure les polítiques i procediments de caràcter intern que són d’aplicació en el despatx professional i que aquest Manual és un document dinàmic que haurà actualitzar periòdicament i estar a disposició del SEPBLAC per a l’exercici de les seves funcions de supervisió i inspecció.

Continuant amb les mesures de control intern establertes, (iii) els despatxos d’advocats han de designar un representant davant el SEPBLAC, que haurà de ser una persona amb càrrec d’Administració o Direcció de l’Entitat, resident a Espanya i que assumeixi la responsabilitat del compliment de les obligacions d’informació que es determinen en la Llei, (iv) han d’establir un òrgan de control intern responsable de la supervisió i aplicació dels procediments de PBCyFT, (v) han d’elaborar un Pla de Formació Anual destinat a formar els empleats en matèria de PBCyFT i, (vi) han de sotmetre anualment a un examen d’expert independent sobre totes les mesures i òrgans de control intern que acabem de descriure.

En relació amb l’Informe d’expert independent, cal precisar que un cop emès, el despatx podrà substituir els dos següents exercicis per un informe de seguiment emès també per expert independent, en el qual se sotmetin a anàlisis les mesures adoptades per solucionar les deficiències que van ser identificades en l’informe inicial i sotmetent novament a un informe d’expert independent en el tercer exercici.

Finalment, els despatxos d’advocats que tinguin un volum de negocis de més de 50 milions d’euros anuals, o amb un balanç general anual de més de 43 milions d’euros, han d’incorporar a la seva estructura un òrgan denominat Unitat Tècnica amb la finalitat que analitzi i tracti la informació relativa a PBCyFT.

Sense perjudici de l’anterior, cal precisar que l’obligació d’adoptar les mesures de control intern indicades, es troben exceptuades o mitigades en la Llei 10/2010 per tal d’evitar situacions clarament desproporcionades i que poguessin donar lloc a programes de prevenció de blanqueig de capitals clarament ineficaços per excés.

En aquest sentit, queden exceptuats de les obligacions de control intern assenyalades aquells despatxos d’advocats -que reunint la condici ó de subjectes obligats- tinguin menys de 10 treballadors i el volum de negocis anual o el balanç general anual no excedeixi de 2 milions d’euros , mantenint únicament per a aquests, les obligacions relatives a la identificació del client i informació al SEPBLAC.

En la mateixa línia, els despatxos d’advocats que -reunint la condici ó de subjectes obligats- tinguin menys de 50 treballadors i el volum de negocis anual o el balanç general anual que no superi els 10 milions d’euros, queden exceptuats únicament de l’obligació de constituir un Òrgan de control intern, assumint aquestes funcions el representant davant el SEPBLAC designat, mantenint-se la resta d’obligacions de control intern assenyalades anteriorment.

I, per a despatxos d’advocats que -reunint la condici ó de subjectes obligats- tinguin un volum de negocis anual que superi els 50 milions d’euros o el balanç general anual superi 43 milions d’euros, es mantindran lògicament totes les obligacions de control intern indicades amb l’única excepció de la possibilitat que els procediments interns d’aplicació de les polítiques de PBCyFT, puguin ser aprovats directament per l’òrgan de control intern sense necessitat de ser aprovats per l’òrgan d’administració.

Arran de l’entrada en vigor de la IV Directiva XXXX, en matèria de PBCyFT s’han introduït dues noves mesures de control intern que comentem a continuació. La primera d’elles és l’obligació de disposar d’un Canal de Denúncies intern. L’objectiu perseguit pel legislador és habilitar una via de comunicació directa que permeti canalitzar les comunicacions sobre els possibles incompliments de la normativa en matèria de PBCyFT. Les comunicacions que es rebin, podran ser anònimes i en tot cas, el despatx d’advocats ha de garantir la protecció del denunciant davant de possibles represàlies o discriminacions internes, així com garantir la confidencialitat de les comunicacions efectuades en aquest canal.

Una altra important novetat introduïda per l’esmentada Directiva comunitària que entrarà en vigor el proper 4 de setembre de 2019, és l’obligatorietat d’inscripció del despatx d’advocats -que l ógicamente sigui subjecte obligat- en el Registre Mercantil. Addicionalment, si el despatx d’advocats presta serveis a persones jurídiques i és subjecte obligat, haurà de dipositar els seus comptes anuals en el Registre Mercantil, tal com estableix la LSC.

El tercer nucli d’obligacions per als despatxos d’advocats que es troba subjectes a la Llei 10/2010 el constitueixen les obligacions d’informació i col·laboració que es troben regulades en el capítol III de la Llei 10/2010 i desenvolupades en els article 23 i següents del Reial Decret 304/2014.

Quan hi hagi indicis que una operació pogués estar vinculada al BCyFT i amb anterioritat a la comunicació al SEPBLAC, l’Òrgan de Control Intern del despatx d’advocats haurà de realitzar un examen especial previ a la relació de negoci. Aquest examen especial previ -que no s’ha de confondre amb el an àlisi de risc del client – es realitzar à també quan hi hagi una operació de caràcter complex, inusual o que aparentment no tingui motiu econòmic o lícit. Les conclusions a què arribi l’Òrgan de Control Intern una vegada completat l’examen hauran de documentar sempre per escrit.

Quan després de l’examen de la naturalesa de la relació de negoci amb el client o de l’operació projectada hi hagi indicis que aquella pogués estar relacionada amb el BCyFT, el despatx ha de comunicar directament al SEPBLAC. És obligació del despatx que, un cop advertida l’existència de possibles indicis de blanqueig de capitals s’abstingui d’executar l’operació sospitosa. Si el fet d’abstenir-pogués dificultar la investigació, es podrà executar l’operació, realitzant prèviament la comunicació al SEPBLAC amb exposició dels motius de la no abstenció.

Per tal de garantir el bon fi de la investigació o comprovació que, si s’escau pogués realitzar el SEPBLAC, el despatx d’advocats s’abstindrà de comunicar o revelar al seu client oa tercers, l’existència de la comunicació prèvia i de qualsevol altra circumstància referent a això .

El deure d’informació abasta un deure de col·laboració amb el SEPBLAC. D’aquesta manera, els despatxos d’advocats han d’atendre els seus requeriments i facilitar tota la documentació o informació que els sigui demanada sobre l’operació sospitosa. L’incompliment d’aquesta obligació implicaria que el despatx d’advocats incorregués en una infracció molt greu (art. 51.1 b) Llei 10/2010).

Sense perjudici de l’anterior, aquest deure quedarà exceptuat pel que fa a la informació que rebin d’un dels seus clients o obtinguin sobre ell en determinar la posició jurídica en favor del seu client o exercir la tasca de defensa del client en processos judicials o, qualsevol altre procediment que es relacioni amb aquests processos, prevalent el secret professional de l’advocat.

Finalment, els despatxos d’advocats -en la seva condici ó de subjectes obligats- han de conservar la documentació per un període de deu anys a comptar de la finalització de la relació de negoci o, si escau, de la finalització de l’encàrrec professional, i transcorregut aquest termini hauran de procedir a la seva eliminació. Els documents generats en el procés d’identificació del client, han de ser emmagatzemats en suports òptics, magnètics o electrònics que garanteixin la seva integritat, la correcta lectura de les dades, la impossibilitat de manipulació i la seva adequada conservació i localització, tal com determina l’art . 25 de la Llei 10/2010.

Durant aquests deu anys, la documentació i informació obtinguda o generada pels subjectes obligats podrà ser requerida pel SEPBLAC o per qualsevol altra autoritat pública o agent de la Policia Judicial dels Cossos i Forces de Seguretat de l’Estat legalment habilitat.

María Luisa d’Alarcón & Jordi Roca

Font: Togas.biz